A dokumentumok
A Nexius rendszerben dokumentumoknak nevezzük a licencekhez és a kurzusokhoz kapcsolódó dokumentumokat. Ezek meghatározása és testre szabása a dokumentumsablonokkal lehetséges.
A nyilatkozat típusú dokumentum jellemzően licenchez kapcsolható dokumentum. Egyoldalú megállapodás, melyet a licencbirtokosnak - aki lehet, hogy eltér a licenc használójától - kell aláírnia. Neki kell gondoskodnia arról is, hogy a dokumentum - postai vagy elektronikus úton - a megadott határidőn belül visszaérkezzen a Nexius-hoz.
A szerződés kétoldalú megállapodás, mely két fél: a kurzus szervezője és a licencbirtokos között jön létre. A licencbirtokosnak (aki lehet, hogy eltér a licenc használójától) kell gondoskodnia arról, hogy a dokumentum határidőn belül visszaérkezzen a Nexius-hoz. A Szerződés csak postai úton fogadható be, digitális változata nem minősül hiteles szerződésnek.
Az oklevél dokumentumtípust az előző két típustól eltérően használjuk. Az oklevél egy nem sorszámozott, nem iktatott dokumentum, amely nem előfeltétele egy kurzusnak, hanem a kurzus teljesítését igazolja. Amennyiben a hallgató a kurzust eredményesen elvégezte, az oklevél kiállítható, és a felhasználó által letölthető.
Képzési igazolás/tanúsítvány az oklevélhez hasonlóan a kurzus eredményes teljesítése esetén állítható ki a tanuló számára, de ennek a dokumentumtípusnak előfeltétele a képzési szerződés létrejötte. Az ilyen tanúsítványok sorszámozott, digitálisan aláírt és iktatott dokumentumok.
A Nexius rendszerben a dokumentumsablonok határozzák meg, hogy a tanulószámára kibocsátott (letölthetővé tett) dokumentumok mit tartalmazzanak.
Ilyen dokumentumsablonok kapcsolhatók az egyes ajánlatokhoz. de magukhoz a kurzusokhoz is. Az ajánlatokhoz a licenc érvényességéhez szükséges nyilatkozat vagy szerződés típusú dokumentumsablonok, a kurzusokhoz pedig jellemzően a kurzus végén kiállítható oklevél vagy tanúsítvány típusú dokumentumsablonok kapcsolódhatnak.
Tehát ha ha egy ajánlat elfogadásának lesz ún. dokumentumfeltétele, vagy egy kurzus elvégzéséről oklevelet vagy tanúsítványt szeretnénk majd a tanuló számára kiállítani, az ajánlat, ill. a kurzus létrehozásakor meg kell tervezni a kapcsolódó dokumentumsablont.
A dokumentumsablonok egyedileg szerkeszthetők, szövegük és a változóik egyedileg meghatározhatóak.
Amikor a tanuló az ajánlatot elfogadja, a rendszer a tanuló rendelkezésére bocsát egy a dokumentumsablon alapján kiállított, a tanuló adataival kitöltött nyilatkozat- vagy szerződés-dokumentumpéldányt. Ezt a dokumentumpéldányt tudja majd a tanuló letölteni, és kitöltve visszajuttatnia a képzés szervezőjének, hogy a licenc érvényes maradjon.
A dokumentumsablon definiálásakor, az Elfogadási határidő / Acceptance deadline értékkel határozható meg az a határidő, amely előtt egy ajánlatból származó licenchez kapcsolt konkrét dokumentumpéldány a tanulónak vissza kell küldenie, és az ajánlattevőnek azt el kell fogadnia.
Hasonlóképen, amikor a tanuló elvégezett egy kurzust, amellyel oklevél szerezhető, a rendszer a tanuló számára elérhetővé tesz egy a dokumentumsablon alapján kiállított, a tanuló adataival kitöltött oklevél-dokumentumpéldányt, amelyet a tanuló le tud tölteni.
Hogy a tanuló az adott dokumentum kitöltése, letöltése során mit fog látni a felhasználói felületen és hogy a dokumentumpéldány mit tartalmaz majd, a dokumentumsablontól függően változik.
Ahhoz, hogy a rendszer egy adott dokumentumsablon alapján a tanuló adataival kitöltsön egy dokumentumpéldányt, a felhasználónak olyan profilszinttel kell rendelkeznie, ami tartalmazza a megfelelő adatokat. Emiatt feltétlenül szükséges összehangolni a profilszintet és a dokumentum-feltételhez szükséges adatigényt, mert ha egy dokumentumsablon által hivatkozott adat nem elérhető, akkor nem fog megjelenni a felhasználó dokumentumpéldányán.